BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI SUMATERA BARAT MEMBINA APARATUR SIPIL NEGARA DILINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN SOLOK
Berita Utama ROMI ZULFI YANDRA, S.Kom(Dinas Kearsipan dan Perpustakaan) 28 Mei 2016 10:01:22 WIB
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat (BPA) membina Aparatur Sipil Negara (ASN) dilingkungan SKPD Kabupaten Solok melalui kegiatan bimbingan teknis yang diselengggarakan oleh Kantor Perpustakaan dan Arsip (KPAD) Kabupaten Solok pada 23-25 Mei 2016
Kegiatan KPAD Kabupaten Solok bertajuk “Sosialisai Perda Nomor 7 Tahun 2014 dan Bimbingan Teknis Peraturan Perundang-undangan Tentang Kearsipan Bagi SKPD dan UPT Se-Kabupaten Solok diadakan di Aula Perpustakaan Umum Kabupaten Solok. Sebagai narasumber dalam hal ini BPA mengutus Alfiandri, SS., Kepala Bidang Pembinaan Perpustakaan dan Kearsipan, dan Kiswati, SS.,M.Si., Kepala Bidang Arsip Inaktif.
Alfiandri, SS. memberikan bimbingan teknis mengenai pengelolaan arsip dinamis. Materi disampaikan mulai dari Pengelolaan Persuratan hingga Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif. Hari berikutnya dilanjutkan oleh Kiswati, SS., M.Si., dengan pembahasan Pengelolaan Arsip Inaktif.
Peserta sangat antusias mengikuti bimbingan teknis tersebut. Hal ini dapat dilihat dari jumlah keikutsertaan peserta. Panitia menyampaikan bahwa peserta yang diundang hanya berjumlah 50 peserta. Sementara yang datang menghadiri mencapai 55 peserta. Selain itu, suasana diskusi tampak interaktif dengan banyaknya peserta yang bertanya dan menanggapi. Semua peserta mengikuti bimbingan dari pagi hingga sore tanpa berkurang jumlahnya sampai kegiatan berakhir.
Kabupaten Solok belum memiliki satu orang pun fungsional Arsiparis. Sedangkan Tata Naskah Dinas serta Jadwal Retensi Arsip sudah dimiliki. Meskipun begitu, penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kabupaten Solok belum sesuai dengan kaidah kearsipan yang berlaku. SKPD yang ada masih menggunakan buku agenda dalam pengurusan persuratan. Masih ada SKPD yang memberkaskan surat berdasarkan folder surat masuk dan surat keluar.
KPAD Kabupaten Solok sudah melakukan pembinaan kearsipan ke 8 (delapan) SKPD mengenai penyelenggaraan kearsipan agar sesuai kaidah yang berlaku. Bahwa, pencatatan pengurusan surat seharusnya menggunakan Buku Daftar Kendali Surat Masuk/Keluar serta Kartu Kendali. Pemberkasan harus sesuai dengan kode klasifikasi permasalahan.
Selain itu SKPD Kabupaten Solok yang ada belum satu pun memiliki Unit Kearsipan II di instansinya masing-masing. Begitu juga dengan tata naskah dinas, masih banyak kekeliruan dan belum sesuai dengan kaidah yang telah ditentukan.