RAPAT KOORDINASI TEKNIS PENINGKATAN KAPASITAS ADMIN E-SAMSAT

SKPD () 26 Maret 2015 01:32:19 WIB

INGKASAN

RAPAT KOORDINASI TEKNIS PENINGKATAN KAPASITAS ADMIN E-SAMSAT

TRIWULAN I – 2015

DINAS PENGELOLAAN KEUANGAN DAERAH PROVINSI SUMATERA BARAT

  1. TUJUAN

Peningkatan kapasitas admin e-Samsat Provinsi Sumatera Barat melalui rapat koordinasi dan pelatihan teknis operasional apalikasi e-Samsat

  1. PESERTA
  1. Administrator e-Samsat Padang Pariaman
  2. Administrator e-Samsat Payakumbuh
  3. Administrator e-Samsat Padang Panjang
  4. Administrator e-Samsat Painan
  5. Administrator e-Samsat Lubuk Basung
  6. Administrator e-Samsat Dharmasraya
  7. Administrator e-Samsat Batusangkar
  8. Administrator e-Samsat Sijunjung
  9. Administrator e-Samsat Pasaman Barat
  10. Administrator e-Samsat Kota Pariaman
  11. Administrator e-Samsat Sawahlunto
  12. Administrator e-Samsat Kota Solok
  13. Administrator e-Samsat Solok Selatan
  14. Administrator e-Samsat 50 Kota
  15. Administrator e-Samsat Kab. Solok
  16. Administrator e-Samsat Lubuk Sikaping
  17. Administrator e-Samsat Bukittinggi
  1. WAKTU DAN TEMPAT

Hari/Tanggal         : Jumat / 20 Maret 2015

Waktu                    : 14.00 – Selesai

Tempat                  : Ruang Sidang DPKD Provinsi Sumatera Barat

  1. MATERI dan PEMBAHASAN
  1. BACK-UP DATABASE E-SAMSAT

KONDISI IMPLEMENTASI

  1. Pola Backup data sudah menggunakan automatic schedule back-up data dari SQL
  2. Belum tersedia fitur DRC (disaster recovery centre) – backup data di luar kawasan regional database.
  3. Belum tersedia fitur mengecekan ketersediaan space back-up data.

TINDAKAN ADMIN E-SAMSAT UPTD P3

  1. Melakukan pemeriksaan secara reguler apakah fitur automatic back-up berjalan lancar dengan melihat apakah tercipta file backup pada direktori file backup.
  2. Melakukan backup file secara manual setiap hari dan disimpan pada media flash-disk untuk dibawa pulang dan diperbaharui setiap hari.
  3. Melakukan pemeriksaan space yang tersisa pada media backup external HDD. Lakukan pembersihan data jika sudah HDD sudah mulai penuh
  4. Mulai dilaksanakan oleh aadmin e-Samsat pada tanggal 23 Maret 2015
  1. PENATAAN RUANG SERVER E-SAMSAT UPTD P3

KONDISI IMPLEMENTASI

  1. Sebagian besar ruang server e-samsat UPTD perlu segera ditata ulang  untuk mencegah terjadinya gangguan operasional.
  2. Ruang server tidak bersih, sarang semut, menjadi kamar  tidur, server dan perangkat pendukung (hub/switch, modem, router) berdebu karna tidak di bersihkan.
  3. Ruang server tidak memiliki pendingin ruangan.

TINDAKAN ADMIN E-SAMSAT UPTD P3

  1. Adanya niat dan keinginan untuk menjaga kenyamanan ruang server.
  2. Melakukan penataan ruang server sesuai fungsinya dan menjaga kebersihan perangkat e-Samsat di ruangan server.
  3. Tahun ini sudah dialokasikan penambahan AC bagi ruang server UPTD.
  4. Mulai dilaksanakan pada tanggal 23 maret 2015.
  1. PENYEDIAAN SERVER BACK-UP E-SAMSAT UPTD P3

KONDISI IMPLEMENTASI

  1. Sebagian besar UPTD tidak menyediakan server back-up (walaupun arahan/petunjuk/bimbingan sudah diberikan).
  2. Walaupun kecil, kemungkinan terjadinya gagal pelayanan tetap ada jika server back-up tidak tersedia ; yaitu server utama mengalami gangguan pada hari dilaksanakannya samsat keliling.
  3. Dapat menggunakan pc yang tidak terpakai atau server lama (server aplikasi linux).

TINDAKAN ADMIN E-SAMSAT UPTD P3

  1. Pelajari tahapan pembangunan server cadangan sesuai dengan manual/panduan  yang sudah diberikan
  2. Koordinasi /kerjasama dengan rekan sesama admin atau tim teknis Bidang Sistim.
  3. Segera disiapkan server cadangan
  4. Laporkan ke Bidang Sistim apabila sudah memiliki server cadangan yang siap digunakan.
  1. POLA KOORDINASI DENGAN MITRA KERJA SAMSAT

KONDISI IMPLEMENTASI

  1. Dengan e-Samsat yang sudah standar, terdapat dua admin ; admin Samsat dan admin Kepolisian.
  2. Pola koordinasi tetap melalui Kepala UPTD.
  3. Untuk perubahan data kendaraan saat ini masih secara penuh dilakukan oleh admin Samsat setelah mendapatkan perintah dari Kacab. Kedepan akan dilakukan oleh admin Kepolisian dan verfikasi oleh admin SAMSAT.

TINDAKAN ADMIN E-SAMSAT UPTD P3

  1. Bangun komunikasi yang baik dengan mitra
  2. Memperhatikan tupoksi admin untuk menghindari tumpak tindih pekerjaan.
  3. Segera selesaikan pekerjaan secepat dan sebaik mungkin
  4. Laporkan setiap aktivitas koordinasi kepada Ka.UPTD.
  1. PEMERIKSAAN HDD SERVER UTAMA E-SAMSAT UPTD P3

KONDISI IMPLEMENTASI

  1. Sistim e-Samsat tidak akan beroperasi apabila HDD server utama penuh.
  2. Pemeriksaan space HDD server utama tidak dilakukan secara reguler sehingga baru akan diketahui HDD penuh apabila sudah terjadi gangguan pelayanan.

TINDAKAN ADMIN E-SAMSAT UPTD P3

  1. Lakukan pemeriksaan HDD server utama secara reguler
  2. Lakukan back-up database secara manual ke media CD apabila HDD server utama mulai penuh.
  3. Sediakan minimal 5 GB free space pada HDD server
  1. OPERSIONAL KIOS INFO PKB UPTD P3

KONDISI IMPLEMENTASI

  1. Opersional kios info PKB belum diawasi dengan baik.
  2. Belum tersedia personil pemandu operasional kios
  3. Petunjuk operasional  kios untuk wajib pajak belum tersedia

TINDAKAN ADMIN E-SAMSAT UPTD P3

  1. Lakukan pengawasan operasional setiap hari (on/off, ketersediaan kertas, penempatan kiosk, dll)
  2. Jika terdapat gangguan operasional kiosk sebaiknya penempatannya dialihkan dari ruang pelayanan sehingga tidak menimbulkan persepsi negatif dari wajib pajak)
  3. Laporakan segera ke Bidang Sistim jika ada gangguan kiosk.
  1. KEMITRAAN ADMIN E-SAMSAT DAN BIDANG SISTIM INFORMASI

KONDISI IMPLEMENTASI

  1. Berjalan baik namun masih banyak yang dapat ditingkatkan dalam mendukung kelancaran pelayanan.
  2. Pembagian tugas antara Admin e-Samsat dan Bidang Sistim belum sepenuhnya berjalan baik (masih terjadi laporan gangguan dari admin e-Samsat yang harus ditindaklanjuti oleh Bid. SI ke daerah tapi harusnya masuk dalam tanggung jawab admin e-Samsat – perbedaan router/modem/hub/switch, entri IP, dll)

TINDAKAN ADMIN E-SAMSAT UPTD P3

  1. Pelajari kembali pembangian tugas antara admin e-Samsat dan Bidang Sistim.
  2. Pelajari teknis operasional dan pemeliharaan sistim e-Samsat sesuai pembangian tugas dan kewenangan admin e-Samsat.
  3. Laporakan segera ke Bidang Sistim jika ada gangguan kiosk.
  1. JOB PRIORITY ADMIN E-SAMSAT UPTD P3

KONDISI IMPLEMENTASI

Job Priority yang sudah diberikan tidak dipedomani oleh sebagian besar Admin e-Samsat melaksanakan tugas-tugas admin e-Samsat

TINDAKAN ADMIN E-SAMSAT UPTD P3

  1. Tempelkan Job Priority ini pada meja kerja admin e-Samsat atau pada posisi yang mudah dibaca setiap hari
  2. Laksanakan daftar pekerjaan yang ada pada Job Priority tersebut secara disiplin.
  1. Untuk tahun 2015 akan disusun Surat Keputusan Kepala Dinas Pengelolaan Keuangan Daerah tentang penetapan Administrator e-Samsat UPTD P3 Provinsi Sumatera Barat.

Penetapan nama-nama administrator tersebut didasarkan kepada tindak lanjut hasil rapat koordinasi teknis admin e-Samsat Triwulan I 2015 ini dan bagi administrator yang tidak menindaklanjutinya direkomendasikan untuk tidak lagi menjadi admin e-Samsat UPTD P3.

Demikian Notulen Rapat Koordinasi Teknis ini dibuat dan distribusikan ke seluruh UPTD sebagai bahan acuan dan untuk dapat ditindaklanjuti

Padang, 20 Maret 2015

                Mengetahui                                                           

  DPKD Prov. Sumatera Barat                                           Bidang Sistim Informasi

                   Kepala                                                                    Kepala Bidang

      ZAENUDDIN, SE, MM                                                SUHENDRI, S.KOM, MSC

NIP. 19621025 198503 1 002                                      NIP. 19700722 199403 1 004

 

Telah dikunjungi sebanyak 2,624 Kali
Berita Terkait Lainnya :