Ringkasan Prosedur Pelayanan Informasi Publik dan Dokumentasi

Artikel RUSNOVIANDI, ST, MM(Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral) 26 April 2017 10:34:27 WIB

Ringkasan Prosedur Pelayanan Informasi Publik dan Dokumentasi

(Berdasarkan Peraturan Gubernur Sumatera Barat No.6 Tahun 2017 Tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat)

 

Oleh :

Adil Fitriyan, S.Si

(Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Prov. Sumbar)

 

I.  Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi

  1. Atasan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi adalah Sekretaris Daerah Provinsi Sumatera Barat.
  2. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi selanjutnya disebut PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat.
  3. PPID dijabat oleh Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika yang bertanggung jawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah selaku atasan PPID.
  4. Dalam pelaksanaan tugas PPID dibantu oleh :
  1. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan sebagai penyimpan dokumentasi dan arsip;
  2. Biro Hukum sebagai penasihat hukum dan penyelesaian sengketa;
  3. Dinas Komunikasi dan Informatika sebagai pelayanan Informasi;
  1. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pembantu selanjutnya disebut PPID- Pembantu adalah Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yang berada di Organisasi Perangkat Daerah.
  2. PPID-Pembantu dibentuk untuk membantu PPID dalam pelayanan Informasi Publik dan Dokumentasi pada setiap OPD.
  3. Jabatan PPID-Pembantu melekat pada jabatan :
  1. Sekretaris pada OPD;
  2. Kepala Bagian yang membidangi kesekretariatan pada Biro di lingkungan Sekretariat Daerah;
  3. Kepala Bagian yang membidangi kesekretariatan pada Bagian di lingkungan Sekretariat DPRD;
  4. Kepala UPT;
  1. PPID-Pembantu, dibantu oleh Pelaksana Pembantu Teknis dan Administrasi yang ditetapkan oleh pimpinan pada masing-masing OPD.
  2. PPID-Pembantu mempunyai fungsi :
  1. Penghimpunan Informasi Publik pada masing-masing OPD; dan
  2. Penataan dan penyimpanan Informasi Publik pada masing-masing OPD.
  1. PPID-Pembantu mempunyai kewenangan untuk :
  1. Memberikan pelayanan informasi dan menolak permohonan informasi yang diketahui/disetujui oleh Kepala OPD, dengan ketentuan :
  1. Kepala OPD bertanggung jawab penuh terhadap semua proses pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di lingkungan OPD yang dilaksanakan oleh PPID-Pembantu;
  2. Kepala OPD menandatangani laporan PPID-Pembantu untuk diserahkan kepada PPID;
  3. Kepala OPD menandatangani laporan keberatan atas pelayanan informasi dari PPID-Pembantu kepada PPID.
  1. Bersama-sama dengan PPID melaksanakan proses Mediasi atau Ajudikasi di Komisi Informasi dan proses Ajudikasi di Pengadilan apabila terjadi sengketa Informasi.

II.  Standar Pelayanan Publik

1.   Setiap orang berhak memperoleh Informasi Publik dengan cara melihat dan/ atau mengetahui Informasi serta mendapatkan salinan Informasi Publik.

2.   OPD wajib memberikan Informasi Publik melalui :

  1. Pengumuman; dan
  2. Permohonan

3.   OPD wajib mengumumkan Informasi :

  1. Informasi yang wajib Disediakan dan Diumumkan Secara Berkala.
  2. Informasi yang Wajib Diumumkan Secara Serta Merta.

4.   Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala diumumkan melalui situs resmi dan/atau papan pengumuman yang mudah diakses oleh masyarakat.

5.   Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta diumumkan dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami, media yang tepat dan disampaikan tanpa adanya penundaan.

6.   Pemerintah Daerah berhak menolak :

  1. Memberikan Informasi yang Dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
  2. Memberikan informasi Publik apabila tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

III. Standar Layanan Informasi Publik Melalui Permohonan

1.   Seluruh Informasi Publik yang berada pada OPD selain Informasi yang Dikecualikan dapat diakses oleh publik melalui prosedur permohonan Informasi Publik..

2.   Pemohon Informasi Publik mengajukan permohonan secara tertulis maupun tidak tertulis, ditujukan langsung kepada PPID sesuai bidang yang dibutuhkan. Prosedur pengajuan permohonan secara tertulis adalah :

  1. Pemohon mengisi formulir permohonan, yang memuat antara lain :
  1. Nomor pendaftaran yang telah diisi berdasarkan nomor setelah permohonan informasi Publik diregistrasi;
  2. Nama;
  3. Alamat;
  4. Pekerjaan;
  5. Nomor telepon/email;
  6. Rincian Informasi yang dibutuhkan;
  7. Tujuan penggunaan informasi;
  8. Cara memperoleh informasi;
  9. Cara mendapatkan salinan informasi
  1. Melampirkan Kartu Tanda Penduduk, dengan ketentuan bagi pemohon atas nama lembaga/organisasi disertakan dengan Kartu Tanda Penduduk pimpinan lembaga/organisasi, dan Akta Notaris/Surat Keputusan Pembentukan Lembaga/Organisasi.
  2. Apabila Dokumen persyaratan (1 s/d 9) di atas belum dipenuhi oleh pemohon Informasi Publik, maka PPID akan meminta kelengkapan data kepada pemohon dengan mengirimkan surat.
  3. Dalam hal Informasi Publik yang diminta tidak dikuasai oleh PPID, maka PPID menjawab dan menyarankan agar Pemohon mengajukan ke OPD lain yang terkait dengan informasi yang dibutuhkan. (Lihat lampiran III, IV dan V).
  4. Permohonan Informasi Publik secara tidak tertulis harus tetap dicatat dalam formulir permohonan.
  5. Alur mekanisme permohonan informasi publik secara tidak tertulis, tercantum dalam lampiran VI Peraturan Gubernur ini).

3.   PPID wajib memberikan pemberitahuan tertulis yang merupakan jawaban OPD atas setiap permohonan Informasi Publik.

4.   Pemberitahuan tertulis dan Informasi Publik yang dimohon disampaikan paling lambat 10 (sepuluh) hari sejak permohonan diterima.

5.   PPID dapat menerima atau menolak permohonan informasi publik dari pemohon. Apabila menolak, PPID wajib menyampaikan pemberitahuan tertulis dan alasan penolakan, bersamaan dengan Surat Keputusan PPID tentang Penolakan Permohonan Informasi.

6.   Pemohon Informasi Publik berhak mengajukan keberatan atas permohonan informasi dengan mengisi formulir keberatan (lampiran X)

7.   Pengajuan keberatan ditujukan kepada atasan PPID melalui PPID. Pengajuan keberatan dapat dikuasakan kepada pihak lain yang cakap di hadapan hukum.

8.   PPID mencatat keberatan dalam register keberatan. (Format register keberatan ada pada lampiran XI).

9.   Atasan PPID wajib memberikan tanggapan dalam bentuk keputusan tertulis yang disampaikan kepada Pemohon Informasi Publik yang mengajukan keberatan atau kuasanya paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak dicatatnya pengajuan keberatan dalam register keberatan.

10.  PPID wajib melaksanakan keputusan tertulis dimaksud pada saat ditetapkannya keputusan tertulis tersebut.

IV.  Pelaporan, Pembinaan dan Pengawasan

  1. PPID-Pembantu berkewajiban menyampaikan laporan kepada PPID secara berkala dan sesuai kebutuhan, meliputi :
  1. Jumlah permohonan Informasi Publik yang diterima;
  2. Waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap permohonan Informasi Publik;
  3. Jumlah permohonan Informasi Publik yang dikabulkan baik sebagian atau seluruhnya dan permohonan Informasi yang ditolak;
  4. Alasan penolakan Informasi Publik.
  1. Laporan digunakan sebagai bahan laporan PPID kepada Gubernur melalui Atasan PPID
  2. PPID melaporkan hasil pelayanan Informasi Publik secara berkala sebulan sekali (bulanan) kepada Atasan PPID.
  3. Kepala Dinas Komunikasi dan Informasi sebagai PPID melakukan pembinaan terhadap PPID-Pembantu di setiap OPD
  4. Pengawasan pelayanan Informasi Publik dilakukan melalui pengawasan atasan langsung secara berjenjang berupa pembuatan laporan harian pelaksanaan tugas pelayanan Informasi Publik
  5. Pada saat Peraturan Gubernur ini mulai berlaku, Peraturan Gubernur Sumatera Barat Nomor 79 Tahun 2014 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Barat, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
  6. Peraturan Gubernur ini berlaku pada tanggal diundangkan. Diundangkan di Padang, pada tanggal 17 Februari 2017 oleh Sekretaris Daerah Provinsi Sumatera Barat, Bapak Ali Asmar.

 

Kesimpulan:

1.   Pemohon mengajukan permohonan informasi kepada PPID.

2.   PPID memeriksa persyaratan permohonan.

3.   Apabila persyaratan kurang lengkap, PPID menyurati pemohon agar melengkapi persyaratan.

4.   PPID dapat menerima atau menolak permohonan informasi. Apabila ditolak, dinyatakan secara tertulis dan alasan penolakan.

5.   Apabila menerima permohonan, PPID memberikan informasi kepada pemohon sesuai yang dibutuhkan. Untuk salinan informasi dapat dipungut biaya yang wajar.

6.   Apabila PPID tidak menguasai informasi yang dibutuhkan, PPID dapat mengarahkan pemohon Informasi Publik kepada OPD terkait informasi yang dibutuhkan. (Adil Fitriyan/esdm sumbar)

Telah dikunjungi sebanyak 1,862 Kali
Berita Terkait Lainnya :