Kearah Mana Pengembangan Perpustakaan Khusus SKPD Provinsi Sumatera Barat Harus Dilakukan?

Artikel () 30 Oktober 2015 22:52:56 WIB

Kearah Mana Pengembangan Perpustakaan Khusus SKPD  Provinsi Sumatera Barat Harus Dilakukan?

Oleh :

RINNY DHARMA DIANI , SSTP

Kasubag Program Badan Perpustakaan dan Kearsipan

Provinsi Sumatera Barat

 

Dasar pengembangan sebuah perpustakaan khusus SKPD Provinsi Sumatera Barat, harus dilakukan berdasarkan kebijakan dari lembaga penaung, kecuali jika perpustakaan tersebut bersifat independen. Dasar utama yang harus menjadi landasan adalah visi dan misi SKPD,  Perpustakaan harus berperan mendukung tercapainya visi dan misi ini. Perpustakaan  , memiliki visi dan misi untuk dijadikan jalur pijakan pengembangan. Dengan visi dan misi yang jelas, maka dapat dibuat sebuah ukuran atau indikator keberhasilan yang harus dicapai dalam pengembangan.

Apa yang harus dikembangkan? Dari sekian banyak komponen perpustakaan, ada beberapa komponen yang dapat dipilih sebagai prioritas, yaitu:

  • Jumlah koleksi
  • SDM pustakawan dan tenaga administrasi/ pengelola perpustakaan
  • Jenis dan bentuk layanan
  • Cakupan layanan
  • Fasilitas pendukung (ruang yang representatif , nyaman dan sesuai standar)

Prioritas diberikan pada komponen yang paling mendukung target pengembangan perpustakaan SKPD,  Pertimbangan lain adalah ketersediaan dana yang dimiliki. Apa yang diperlukan untuk pengembangan? Pada setiap kegiatan pengembangan, dibutuhkan pendukung utama untuk menjamin keberhasilan. Pendukung pertama adalah dana (fund). Pendukung berikutnya adalah perencanaan (planning) dimana di dalamnya sudah dimuat tujuan masing-masing kegiatan, ukuran capaian, bentuk program. Pada perencanaan juga disebutkan kapan setiap tujuan harus tercapai. Pendukung utama ketiga adalah sumber daya manusia pengelola perpustakaan (manajer, pustakawan, staf administrasi/ pengelola perpustakaan khusus,  yang mengetahui peran masing-masing sehingga akan bersedia bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan/tertundanya pencapaian tujuan.

Dari mana mengawalinya? Langkah pengembangan sebaiknya dimulai dari kesepakatan bersama dari setiap komponen di dalam sistem, mulai dari Pimpinan SKPD, jajaran struktural dan fungsional SKPD,  pengelola perpustakaan sampai pada pengguna. Semua komponen harus sepakat tentang apa yang akan dikembangkan, serta konsekuensi yang harus dihadapi akibat pengembangan (misalnya, suasana baru dan berbeda). Dengan demikian semua komponen akan bergerak pada arah yang sama, tidak membuat arah sendiri-sendiri.

Untuk dapat mengukur  keberhasilan dari kegiatan pengembangan diperlukan ukuran yang ditentukan sendiri oleh SKPD berdasarkan kondisi yang ada. Caranya adalah dengan membuat analisa SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threat), yaitu melihat apa yang menjadi KEKUATAN (S) lembaga: jumlah dan tingkat pendidikan SDM, jaringan, dan semua kekuatan internal, apa KELEMAHAN (W) lembaga: keterbatasan dana, koleksi yang ketinggalan jaman, ruang kurang representatif, dan kelemahan internal lainnya, KESEMPATAN (O) yang terlihat di eksternal lembaga: kebijakan pemerintah, tawaran kerjasama, pendampingan dan pembinaan dari lembaga pembina perpustakaan ,kesempatan seluas-luasnya untuk berkonsultasi dengan lembaga pembina tingkat Provinsi dan semua kesempatan dari eksternal, ANCAMAN (T) dari eksternal yang akan menghambat usaha pengembangan: persaingan dengan lembaga sejenis, globalisasi, citra masyarakat tentang Kelembagaan SKPD  selama ini.

Ukuran keberhasilan yang dibuat berdasarkan tujuan yang disusun dengan mengacu pada analisis SWOT. Ukuran yang dibuat haruslah rasional agar tingkat keberhasilannya menjadi sangat tinggi. Jika memungkinkan, ukuran keberhasilan sebaiknya berupa angka (kuantitas). Jika tidak, dapat juga dengan ukuran kualitas, contohnya:Di ruang layanan  perpustakaan khusus akan terpasang 15 komputer online, Pustakawan berpendidikan S1 bertambah 2 orang, terdapat layanan baru yang memiliki daya tarik lebih tinggi, Pengguna perpustakaan menggunakan seluruh layanan yang disajikan dengan ukuran yang jelas, maka seorang manajer akan bisa membuat target minimal yang bisa dicapai dan dapat membuat evaluasi tentang tingkat keberhasilan ( target 15 komputer – realisasi 10 komputer= capaian…..%).

Susun programSetelah jelas ukuran capaian, buatlah program untuk mencapai target yang ditetapkan,misalnya:

  1. Kerjasama dgn CSR  untuk pengadaan komputer baru untuk bidang pelayanan perpustakaan (digital library).
  2. Peningkatan kualitas SDM melalui pendidikan jenjang sarjana, keikutsertaan  bimtek pelatihan dan diklat yang diadakan oleh lembaga pembina.
  3. Peningkatan jumlah kunjungan di perpustakaan khusus SKPD.

Peningkatan jumlah kegiatan pada perpustakaan khusus SKPD dalam menggali informasi karena perpustakaan SKPD Sebagai sumber informasi dan rujukan yang  valid dan jelas sumbernya, yang harus diingat adalah bahwa semua program harus mengacu pada kebijakan SKPD  penaung agar mendapat dukungan (paling tidak dukungan moral) dari lembaga. Selain itu juga tetap memperhatikan hasil analisis SWOT sebagai acuan penyusunan program.

Penyusunan anggaranSelanjutnya adalah menghitung anggaran yang harus dikeluarkan dalam kegiatan pengembangan. Dasar anggaran dapat ditetapkan berdasarkan ketersediaan anggaran atau berdasarkan tujuan yang harus dicapai yang berdampak pada program yang akan dibuat. Seluruh butir anggaran harus dihitung dengan cermat sehingga tidak ada yang terlewati agar tidak ada kegiatan yang harus dihentikan karena kekeliruan pengitungan dana.

Menetapkan waktuSetelah itu tetapkan waktu yang pasti tetapi rasional untuk setiap program yang akan dilakukan. Pilih mana saja program yang dapat dijalankan secara paralel dan mana yang harus dilakukan berurutan/satu demi satu. Dengan penetapan waktu ini maka pembagian kerja akan semakin jelas mudah dilakukan karena tidak akan terjadi benturan waktu pengerjaan program dan pustakawan yang harus merangkap garapan. Sepertinya penentuan waktu adalah sesuatu yang sederhana. Padahal kekeliruan penentuan waktu bisa membuat sebuah program tidak terlaksanakan dengan sempurna karena alokasi yang keliru (terlalu lama atau terlalu sebentar). Kemudian tanpa ukuran waktu, manajer tidak bisa menuntut timnya untuk bergerak cepat.

Bagaimana Mendapatkan Advokasi/Dukungan?Masalah ini sepertinya menjadi penyakit menahun yang tak kunjung sembuh. Setiap saat dikeluhkan oleh banyak perpustakaan SKPD yang ingin bergerak melangkah maju. Padahal masalahnya tidak berada di luar perpustakaan tetapi ada di dalam, yaitu pola pikir yang masih self-oriented.  Pola pikir ini memelihara anggapan bahwa perpustakaan adalah lembaga non komersial yang perlu dukungan dan tidak bisa mendukung karena tidak punya penghasilan sendiri. Untuk itu pola pikir ini harus sudah ditinggalkan karena sudah tidak lagi relevan dengan kondisi era otonomi  daerah dan era globalisasi.

Tunjukkan hasilPada era sekarang ini berlaku prinsip:” bantulah mereka yang sudah mampu”. Maka untuk mendapatkan dukungan, sebuah perpustakaan harus mampu menunjukkan apa yang telah dicapainya dengan kondisi yang ada. Semua capaian ini harus tertuangkan dalam sebuah laporan yang lengkap, baik laporan kuantitatif maupun laporan kualitatif. Kemukakan komponen yang dimiliki, apa yang sudah berhasil dan apa yang sedang dilakukan, terutama bagaimana perpustakaan telah banyak berperan dalam mendukung program lembaga penaung sebagai stakeholder. Kemudian juga tingkat pemanfaatan oleh pengguna pada semua layanan yang disajikan.

Ajukan permohonan dukungan “tambahan” dengan memperlihatkan kemajuan yang telah dicapai, permohonan dukungan tidak lagi bersifat mengemis karena tidak punya dan belum berbuat apa-apa, tetapi lebih berupa permohonan untuk “menambah” apa yang telah dimiliki agar perpustakaan lebih mampu bergerak maju. Dengan bentuk permohonan ini, lembaga pada umumnya tidak melihat dukungan sebagai sesuatu yang besar dan mahal (padahal “tambahan” yang dibutuhkan bisa saja 90% dari apa yang telah dipunyai – tinggal menambah 14 komputer dari satu komputer yang telah ada).

Ini bukan untuk kita tapi ini semua untuk kamu " it's not for us but is for you" . Pada setiap pengajuan permohonan, perpustakaan tidak boleh memikirkan diri sendiri tentang apa yang akan dirasakan oleh perpustakaan, tetapi lebih berorientasi pada manfaat yang dapat diperoleh SKPD  atau sponsor atau badan lain yang diajak bekerja sama, jika perpustakaan bisa berkembang. Sederhananya:” perkembangan ini bukan untuk kami (perpustakaan), tetapi untuk anda yang telah mendukung.” Sebutkan dengan jelas perubahan dan kemajuan  yang akan terjadi pada SKPD dengan memiliki perpustakaan yang berkualitas.

Cara-cara  dalam mengembangkan perpustakaan ini memang lebih mudah dibicarakan daripada dilakukan. Akan tetapi usaha ini harus selalu dilakukan dengan tetap menggunakan prinsip “give and take”, yaitu apa yang bisa diberikan oleh perpustakaandan karena itu maka perpustakaan juga harus mendapatkan hak untuk mendapatkan dukungan finansial maupun dukungan material lainnya. SKPD  Provinsi akan maju apabila perpustakaan SKPD tersebut maju . Bisakah kita  semua menunjukkan buktinya, semoga…

 

Telah dikunjungi sebanyak 1,781 Kali
Berita Terkait Lainnya :